Nastavte si firemné procesy a zlepšite poriadok vo financiách

V každej malej či veľkej firme je dôležité mať prehľad o peniazoch. Ako prichádzajú, kam odchádzajú, a čo všetko sa s nimi deje. Práve na to slúžia dobre nastavené finančné procesy. Pomáhajú nielen dodržiavať zákony, ale aj lepšie plánovať, rozhodovať sa a rásť. Tieto procesy pomáhajú zabezpečiť presnosť účtovníctva, dodržiavanie zákonov a správne rozhodovanie. Najmä menšie firmy môžu vďaka jasným finančným postupom výrazne zlepšiť svoje hospodárenie a fungovanie.

Mať prehľad o financiách je základom každého úspešného podnikania. Či už ste živnostník, majiteľ malej firmy alebo zodpovedáte za financie vo väčšej spoločnosti, určite viete, že peniaze potrebujú systém. Práve finančné procesy vám pomôžu udržať poriadok, plniť si zákonné povinnosti a robiť správne rozhodnutia. Ak svoje financie riadite systematicky, odmenou vám bude väčší pokoj, istota a kontrola nad fungovaním firmy. V tomto článku vám jednoducho, ale detailne vysvetlíme, ako tieto procesy fungujú a prečo sa oplatí ich mať zvládnuté.

Základné procesy vo finančnom účtovníctve

Finančné procesy sú v podstate pravidlá a kroky, podľa ktorých vo firme spravujeme peniaze. Znie to možno zložito, ale v skutočnosti ide o logický a postupný systém, ktorý vám pomôže udržať financie pod kontrolou.

• Zachytenie finančných udalostí, napríklad predaje, nákupy alebo prijatie platby.
• Zaznamenanie transakcií, každú udalosť treba správne a včas zaevidovať.
• Triedenie údajov, podobné výdavky či príjmy sa zaraďujú do rovnakých kategórií.
• Zhrnutie informácií, údaje sa zjednodušia do prehľadnej formy, napríklad do mesačných alebo ročných prehľadov.
• Vyhodnotenie výsledkov, z údajov sa získavajú informácie, ktoré pomáhajú pri rozhodovaní a plánovaní.

7 krokov účtovného procesu

Ak si to chcete predstaviť ako ucelený systém, pomôže vám takzvaný účtovný cyklus, teda poradie, v akom sa jednotlivé kroky robia. Účtovníctvo pod kontrolou, pomáha držať sa tohto poradia:

1. Zistiť, čo je finančná transakcia (napr. nákup materiálu).

2. Zapísať ju do účtovných kníh.

3. Vytvoriť účtovný zápis (tzv. zápis do denníka).

4. Preniesť zápisy do hlavnej účtovnej knihy.

5. Skontrolovať správnosť (tzv. skúšobná bilancia).

6. Vytvoriť finančné výkazy, výsledovka, súvaha, výkaz cash flow.

7. Uzavrieť účtovné obdobie, pripraviť sa na nové.

Kľúčové procesy vo firme

Tvorba príjmov alebo aj cashflow predstavuje činnosť, ktorú firmy najčastejšie realizujú prostredníctvom predaja produktov alebo služieb. Vývoj produktov a služieb zahŕňa napríklad tvorbu nových poistiek či investičných balíkov v oblasti financií. Starostlivosť o zákazníkov spočíva najmä v komunikácii, poskytovaní podpory a odborného poradenstva. Spracovanie objednávok a služieb zahŕňa vybavenie platby, zriadenie účtu a samotné poskytnutie služby. Finančné riadenie zahŕňa tvorbu rozpočtov, vedenie účtovníctva, správu daní a majetku.

Konkrétne procesy vo finančnom účtovníctve

Tieto činnosti sú nevyhnutné pre správne fungovanie každej firmy. Tvorba rozpočtu zahŕňa plánovanie príjmov a výdavkov, pričom pomáha firme efektívne hospodáriť so svojimi finančnými prostriedkami. Finančné výkazy poskytujú pravidelné prehľady o hospodárení a slúžia ako dôležitý nástroj pri rozhodovaní. Správa daní zabezpečuje dodržiavanie daňových predpisov a minimalizuje riziko právnych problémov. Dôležitou súčasťou je aj správa majetku, ktorá sa zameriava na sledovanie hotovosti, investícií, budov a zariadení. Interný audit napokon slúži na kontrolu, či všetky procesy prebiehajú správne a v súlade so zákonom.

Prečo sú tieto procesy dôležité?

Financie nemusia byť strašiakom. Ak máte dobrý systém, viete presne, kde sa vaše peniaze nachádzajú, čo vám zarába a čo nie. Zvládnuté finančné procesy vám dávajú stabilitu, prehľad a kontrolu nad tým, čo sa vo vašej firme deje. Už nejde len o to, aby ste si splnili povinnosti voči štátu či daniarom. Ide o to, aby ste vedeli presne, na čom ste, koľko zarábate, kde míňate a kde sa skrýva potenciál na zlepšenie.

Dobré zvládnutie finančných procesov znamená:

• menej chýb,

• lepšie rozhodovanie,

• splnenie všetkých zákonných povinností,

• a hlavne stabilitu a úspešné fungovanie vašej firmy.

Keď máte jasne nastavené procesy, podnikanie sa stáva predvídateľnejšie a menej rizikové. Tento systém vám poskytne nielen istotu v každom kroku, ale aj možnosť rásť a prosperovať v dynamickom podnikateľskom prostredí. Ak ale ešte nemáte vo financiách systém, rýchlo to napravte a začnite svoje finančné procesy sledovať. Skúste ich zmapovať a postupne ich vylepšovať. Takto bude vaša firma rásť a prosperovať. A práve preto sa oplatí venovať účtovníctvu pozornosť.