Digitalizácia a zjednotenie účtovníctva s cieľom zlepšiť a sprehľadniť celý proces

Klient nás neoslovil preto, že chcel „digitalizáciu“. Oslovil nás preto, že mal účtovníctvo rozdelené na dve polovice a už mu to prestalo dávať zmysel. Jednu časť skupiny firiem sme účtovali my. Druhú časť riešila iná účtovná spoločnosť. Keď sa táto spolupráca skončila, prišla prirodzená otázka: dá sa to celé zjednotiť tak, aby mal majiteľ aj tím konečne lepší prehľad?

Dalo. A nešlo len o to, že sme prevzali ďalšie firmy. Išlo o to, že sme z rozdeleného fungovania urobili jeden systém. Obe strany už pracovali v rovnakom účtovnom softvéri, takže sme klientovi navrhli, aby sa všetky firmy spojili do jedného prostredia.

Ako to prebiehalo?

• Prevzali sme ich existujúce licencie,
• zlúčili ich s naším riešením,
• nastavili jeden reporting
• a prebrali správu celého systému.

Pre interných zamestnancov klienta sa pritom zásadná zmena nekonala. Do účtovníctva pristupujú ďalej, len už nemusia fungovať v rozdelenom režime, kde každá časť skupiny ide inou logikou.
Pre manažment je však rozdiel zásadný. Namiesto dvoch oddelených svetov majú firmy v jednom prostredí. Namiesto rozdeleného účtovania majú jeden reporting. Namiesto viacerých strán, ktoré sa starajú o systém, majú jedného partnera, ktorý zaň zodpovedá.

Jednoduchšie fungovanie a lepší prehľad

Áno, vznikla aj menšia úspora na licenciách, ale to nebola hlavná hodnota celého projektu. Tou hlavnou hodnotou bolo, že klient dostal viac poriadku, jednoduchšie fungovanie a lepší základ na ďalší krok. A tým ďalším krokom je príprava na e-faktúru a digitalizáciu toku dokladov. Dovtedy totiž časť procesov vyzerala tak, ako to v mnohých firmách vyzerá dodnes:

• niečo sa skenuje,
• niečo sa pošle mailom,
• niečo sa donesie fyzicky,
• niečo zostane u interného človeka a účtovníctvo to potom spätne skladá dokopy.

Práve pri tomto prechode sme preto začali klientovi nastavovať aj nový režim práce s dokladmi. Taký, kde dokumenty nejdú cez zbytočné medzičlánky, ale smerujú priamo do systému. Či už ide o došlé faktúry, vyšlé faktúry alebo interné doklady. Presne toto je podľa mňa pointa digitalizácie, o ktorej sa dnes veľa rozpráva.

Nie je to o tom, že si firma kúpi ďalší nástroj a tým to vybaví. Je to o tom, že si uprace systém, zjednotí procesy a nastaví si fungovanie tak, aby nebolo postavené na improvizácii. Dobre nastavená digitalizácia nie je IT hračka. Je to manažérske rozhodnutie. Pomáha znížiť chaos, zrýchliť prácu s dokladmi, pripraviť firmu na nové povinnosti a zároveň dať vedeniu lepší pohľad na to, čo sa vo firme deje.

Lepšie procesy a príprava na e-faktúru

To je práve typ práce, ktorý dnes s klientmi robíme čoraz častejšie, a to pomôcť firme nastaviť účtovno-ekonomické fungovanie tak, aby dávalo väčší zmysel dnes aj o rok. Ak máte účtovníctvo, doklady alebo reporting rozdelené medzi viac ľudí, viac systémov alebo viac spôsobov fungovania, ozvite sa mi. Pozrieme sa, čo sa dá zjednotiť, zjednodušiť a pripraviť aj na e-faktúru tak, aby to dávalo zmysel manažérsky aj prevádzkovo.